Fuar hazırlık kontrol listesi, bir fuara katılmaya karar verdiğiniz günden fuar bittikten sonraki ilk görüşmelere kadar yapılacak her işi tarih ve sorumluyla sıralayan belgedir. Stand, malzeme, davet ve ekip hazırlığını tek yerde görüp fuar günü sürprizlerle uğraşmak istemediğinizde işe yarar.
Neden gerekir
Fuarda yüzlerce firma aynı salonda yarışır ve ziyaretçi bir standa bir iki dakika ayırır. Bu kısa sürede dikkat çekmek, günlerce önce başlayan hazırlığa bağlıdır. Hazırlık dağınık yürüdüğünde stand güzel olur ama davet gitmemiştir, ya da davetler gider ama malzemeler yetişmemiştir.
Liste bu parçaları sıraya koyar. Her iş için bir sorumlu ve son tarih bulunduğunda, fuar haftasında “bunu kim halledecek” sorusu kalmaz. Ayrıca fuar sonrasındaki takip de listede yer aldığı için, toplanan kartvizitlerin çekmecede beklemesi yerine ilk hafta içinde görüşmelere dönüşmesi daha olasıdır.
Fuar katılımı genellikle ayrı bir bütçe kalemidir ve ayrı bir ekip gerektirir. Hazırlığın planlı yürümesi, aynı çabayla daha çok görüşme çıkarmanın en kolay yoludur. Aynı liste ertesi yıl da kullanılabilir. Yıl sonunda fuarın size ne kazandırdığını da listeye bir satırla yazmak, gelecek katılım kararını kolaylaştırır. Önceki yılın notlarını yanına eklemek bir sonraki hazırlığı hızlandırır ve bilgiyi kişilerin hafızasından belgeye taşır.
Liste bir kez hazırlandığında yalnızca fuar için değil, bayi toplantısı ya da müşteri günü gibi benzer etkinlikler için de temel olur. Küçük bir değişiklikle aynı akış başka bir etkinliğe uyarlanır. Bu nedenle ilk hazırlığa harcanan zaman, sonraki etkinliklerde geri döner.
Bölüm bölüm nasıl doldurulur
Hedefi ve ziyaretçiyi yazın
Bir makine üreticisi için hedef “yeni bayilerle tanışmak” olabilir, “mevcut müşterilere yeni modeli göstermek” de. İkisi farklı stand düzeni ve farklı davet gerektirir. Hedefi tek cümleyle yazın, ardından görüşmek istediğiniz kişi tiplerini ve bu kişilerin hangilerine önceden ulaşabileceğinizi not edin.
Stand ve malzemeleri geriye doğru planlayın
Stand tasarımı, grafik baskı, ürün nakliyesi ve katalog baskısı için tedarikçi sürelerini sorup fuar gününden geriye doğru takvim kurun. Makine gibi büyük ürünlerde nakliye ve montaj süresi, tasarımdan daha uzun sürebilir. Her iş için bir güvenlik payı bırakın.
Duyuruyu fuardan önce başlatın
Fuar başlayınca kalabalık içinde fark edilmek zordur. Önceden mevcut müşterilerinize ve potansiyel ziyaretçilere stand numarasını içeren kısa bir e-posta gönderin, sosyal medyada hangi yenilikle geldiğinizi paylaşın. Randevu isteyen ziyaretçiye önceden saat vermek, stand ekibinin gününü düzenler.
Stand ekibini hazırlayın
Stand başındaki kişilere ürünü anlatan tek cümle, sık sorulan beş sorunun cevabı ve görüşme notu düzeni verin. Her görüşmenin sonunda aynı üç şeyi yazdırın: kim, ne istedi, sonraki adım. Vardiyaları baştan yazın, öğle saatlerinde standın boş kalmaması için sırayla mola planlayın.
Fuar sonrası takibi başlatın
Fuar bitmeden teşekkür mesajının taslağını hazırlayın. İlk hafta içinde her görüşmeye kişisel bir not ekleyerek dönün. Görüşme notlarını sıcak, ılık ve soğuk diye üç gruba ayırmak, hangi kişiye önce ulaşacağınızı belirler.
Fuar günü düzeni
Fuar sabahı standı açmadan önce kısa bir toplantı yapın: günün hedefi, vardiyalar, öne çıkarılacak ürün. Makine örneğinde demo saatlerini önceden duyurmak ziyaretçinin standa belli bir saatte gelmesini sağlar. Gün sonunda yirmi dakika ayırıp görüşmeleri toparlayın, ertesi güne düzeltme yapın.
Malzemeyi hedefe göre basın
Tanıtım malzemesini tahmini ziyaretçi sayısına göre değil, hedeflediğiniz görüşme sayısına göre hazırlayın. Fazla katalog taşımak yük, az katalog bırakmak eksiklik olur. Ürün numunesi ya da demo gerekiyorsa nakliye ve sigorta işini erkenden kapatın.
Ziyaretçi bilgisini toplayın
Görüştüğünüz kişilerin bilgilerini hangi yolla toplayacağınızı önceden seçin: kartvizit, dijital form ya da telefon notu. Makine örneğinde ilgilendiği modeli, kullanım alanını ve satın alma zamanını yazmak fuar sonrası takibi kişiye özel yapar. Kişilere neden iletişim kuracağınızı açıkça söylemeyi ihmal etmeyin.
Stand ekibine kısa bir hazırlık yapın
Fuar öncesi ekiple bir saatlik bir toplantı yapın. Makine örneğinde ürünün üç temel özelliğini tek cümleyle anlatma, sık gelen soruları cevaplama ve demo akışını prova etme bu toplantının konusu olabilir. Herkes aynı cümlelerle konuşunca ziyaretçi her kişiden aynı net mesajı alır. Ayrıca kimin hangi konuda uzman olduğunu belirleyin, ziyaretçi teknik bir soru sorduğunda doğru kişiye yönlendirilsin. Bu küçük hazırlık, uzun fuar günlerinde ekibin enerjisini ve tutarlılığını korur.
Sık yapılan üç yanlış
Fuar hazırlığında deneyimli ekipler bile aynı üç noktaya takılabilir. Önceden fark etmek, fuar günü kalabalığında zaman kazandırır.
Hazırlığı standa indirgemek. Standı güzelleştirmek cazip gelir. Oysa fuardan önce ziyaretçiye ulaşmak ve fuardan sonra takip etmek, tek başına standdan daha çok iş görür.
Hedefsiz katılmak. “Görünür olalım” hedefi yeterli değildir. Kaç görüşme, hangi kişilerle, hangi sonraki adımla sorusu cevaplandığında fuarın değeri ölçülebilir.
Görüşme notlarını toplamamak. Fuar sırasında yorgunluk basınca notlar tutulmaz. Tek sayfalık düzeni önceden hazırlayıp her görüşmeden sonra doldurmak bu işi kolaylaştırır.
Bugünden başlamak için Listeyi indirin ve fuar tarihinden geriye doğru ilk işleri yazın. Standın ziyaretçiyi ilk bakışta çekmesi için Fuar Stand Tasarımı çalışmamıza, katılım sürecinin tamamı için Fuara Katılmak sayfamıza göz atabilirsiniz. Hazırlığı birlikte kurmak için Görüşme planlayın.