Ajans değerlendirme ve karşılaştırma formu, görüştüğünüz her ajansı aynı ölçütlerle puanlayıp notlarınızı yan yana koymanızı sağlayan kısa bir çalışma belgesidir. Üç dört ajanstan teklif aldıysanız ve hepsi farklı dille anlattıysa, kararı izlenime değil karşılaştırılabilir bir tabloya dayandırmak için işe yarar.
Neden gerekir
Ajans görüşmeleri ayrı günlerde, ayrı kişilerle yapılır. Birkaç gün sonra hangi ajansın neyi önerdiğini hatırlamak zorlaşır. En iyi sunumu yapan ajans akılda kalır, ama sunumun iyi olması işin iyi olacağı anlamına gelmeyebilir.
Form her görüşmenin hemen ardından aynı soruları yanıtlatır. Böylece karar sürecine katılan herkes aynı ölçüyle düşünür. İş sahibi, pazarlama müdürü ve finans ekibi farklı başlıklara ağırlık verse bile, bu fark formda görünür ve toplantıda açıkça konuşulur. Tercih sonunda “hissettiğimiz” yerine “şu başlıklarda öne çıktığı için” cümlesiyle verilir.
Form, ajans seçimini bir kereye mahsus olmaktan çıkarıp tekrar kullanılabilir bir sürece çevirir. Bir yıl sonra ajansınızı gözden geçirirken aynı formu yeniden doldurabilir, mevcut ajansınızı alternatiflerle ya da ilk günkü beklentinizle kıyaslayabilirsiniz. Bu da hem seçimi hem sonraki değerlendirmeyi daha sakin yapar. Karar ekibinde yeni biri olduğunda da form, süreci sıfırdan anlatmaya gerek bırakmaz.
Formu doldurmak için ajans seçiminde deneyimli olmanız gerekmez. Sorular aynı kaldığı sürece ilk kez ajans arayan bir işletme sahibi de, yıllardır ajanslarla çalışan bir pazarlama müdürü de aynı netlikte karşılaştırma yapabilir. Form, deneyimsizliği telafi eder, deneyimi ise yapılandırır.
Bölüm bölüm nasıl doldurulur
Önce ağırlıkları belirleyin
Her ölçüt eşit önemde değildir. Bir lojistik firması için sektör deneyimi ve yurt dışı pazara dair bilgi belki en ağır başlıktır, görsel dil daha hafif. Form dolmadan önce başlıkların ağırlığını ekipçe seçin. Böylece sunumdan etkilenip ölçütleri sonradan değiştirmezsiniz.
Deneyim ve yakınlık
Ajansın benzer sektörlerde ya da benzer büyüklükteki işletmelerde çalışıp çalışmadığını sorun. İsim vermeden bile anlatabilir. Aynı sektörde olmak şart değildir, ancak sizin sorununuza benzer bir sorunu çözmüş olmak değerlidir. Puanın yanına ajansın anlattığı örneği tek cümleyle yazın.
Çalışma planı ve açıklık
İlk üç ayda ne yapılacağını, hangi çıktıların teslim edileceğini ve sizden ne beklendiğini ajansın net anlatıp anlatmadığına bakın. Plan belirsizse puanı düşürmek yerine bir soru sorun, cevabı forma yazın. Cevabın açıklığı kendi başına bir ölçüttür.
Ekip ve iletişim
Sunumu yapan kişi ile günlük işi yürütecek kişi aynı olmayabilir. Sizinle kimin çalışacağını, bir soruya ne kadar sürede dönüleceğini ve raporun hangi sıklıkta gelip kimin sunacağını sorun. Bu başlık, uzun vadeli ilişkinin nasıl işleyeceğini en iyi gösteren kısımdır.
Teklif ve kapsam
Teklifler farklı kapsamlarla geldiğinde doğrudan kıyaslanamaz. Her teklifte nelerin dahil olduğunu, nelerin ayrıca isteneceğini forma yazın. Bir ajansın teklifinde reklam yönetimi varken diğerinde içerik üretimi de varsa, iki teklifi aynı satıra koymadan önce kapsamı eşitleyin.
Referans notları
Mümkünse ajansın çalıştığı bir işletmeyle kısa konuşun. Sorabileceğiniz üç şey: iletişim nasıl, plan zamanında ilerledi mi, tekrar çalışır mıydınız. Cevapları forma işleyin.
Deneme işi isteyin
Mümkünse seçtiğiniz iki ajanstan küçük bir deneme çalışması isteyin. Lojistik örneğinde tek bir sayfanın metin taslağı ya da bir reklam fikri yeterli olabilir. Ajansın size nasıl soru sorduğunu ve sonucu nasıl sunduğunu görmek, tüm sunumlardan daha çok şey söyler. Deneme için süre ve ücretlendirme konusunu önceden konuşun.
Sözleşme koşullarına bakın
Teklif aşamasında süre, fesih koşulları ve raporlama sıklığı gibi konuları sorun. Lojistik örneğinde asgari çalışma süresi gibi maddeler önceden netleşirse ilişki daha rahat başlar. Bu başlıkları forma ayrı bir satır olarak ekleyin.
Kararı ekiple birlikte verin
Formu en az iki kişi ayrı ayrı doldursun. Puanlar arasında büyük fark çıkarsa nedenini konuşun. Çoğu zaman biri fiyata, diğeri ekibe daha çok önem verir ve bu fark ağırlıkları yeniden düşünmenizi sağlar.
Puanlama ölçeğini basit tutun
Bir ile beş arası bir ölçek çoğu zaman yeter. Karmaşık ölçekler tartışma uzatır. Her puanın ne anlama geldiğini baştan yazın: bir ölçüt için beş “çok iyi örnek gördük”, üç “yeterli”, bir “eksik” anlamına gelsin. Lojistik örneğinde herkes aynı tanımla puan verince, farklı kişilerin formları gerçekten karşılaştırılabilir hale gelir. Puanın yanına her zaman bir cümlelik gerekçe yazmak, toplantıda tartışmayı kısaltır.
Sık yapılan üç yanlış
Formu doldururken sık görülen üç yaklaşım, kararı bulandırabilir. Aşağıda bunları ve daha net sonuç veren alternatiflerini bulabilirsiniz.
En iyi sunuma puan vermek. Etkileyici sunum cazip gelir, ama puanı çalışma planına ve ekibe vermek daha iyi bir karar verir. Sunumu ayrı bir satırda tutun.
Formu sonradan doldurmak. Bir hafta sonra doldurulan form izlenimleri tahmine çevirir. Görüşmeden hemen sonra doldurmak ayrıntıları taze tutar.
Fiyata tek başına bakmak. Teklifleri tutara göre sıralamak kolaydır, ama kapsamlar farklıysa yanıltır. Fiyatı kapsamla birlikte okuyun.
Karşılaştırmayı bugün başlatmak için Formu indirin ve her ajans için bir kopya çıkarın. Hangi ajans türünün size uyduğunu görmek için Ajans Türleri sayfamıza, mevcut ajansınızdan ayrılmayı düşünüyorsanız Pazarlama Ajansı Değiştirme sayfamıza bakabilirsiniz. Bizi de dinlemek isterseniz Görüşme planlayın.