Kurumsal bir ajans sunumu, ajansın çalışma modelini, hizmetlerini, onay ve raporlama düzenini ve sözleşme yaklaşımını aynı dosyada gösteren ilk değerlendirme belgesidir. Birden fazla bölümün ve yöneticinin karara katıldığı bir ajans seçiminde, sunumu ortak bir ölçütle okumak herkesin aynı soruları sormasını sağlar.
Neden gerekir
Kurumsal şirketlerde ajans kararı tek kişinin değildir. Pazarlama, iletişim, satın alma, hukuk ve yönetim farklı konulara bakar. Herkes kendi gözlüğüyle okuyunca ortak bir sonuca varmak uzar.
Sunum yüz yüze anlatıldığında bile geride kalan, paydaşların ağızdan ağıza aktardığı özetlerdir. Yazılı bir okuma çerçevesi, bu özetlerin tutarlı kalmasını sağlar.
Sunumu başlıklara bölüp her paydaşa kendi payını vermek üç kazanç getirir. Karar süreci hızlanır. Yazılı bir okuma çerçevesi, iç yazışmalarda ve onay dosyalarında da kullanılabilir. Toplantıda sorulacak sorular önceden toplanır. Ajanslar aynı çerçevede karşılaştırılır.
Bölüm bölüm nasıl değerlendirilir
Çalışma modeli
İlk bakılacak yer, işin nasıl organize edildiğidir. Profaj’ın kurumsal sunumunda bir müşteri yöneticisi işi bütünsel yönetir, strateji, içerik, web, reklam, video, SEO ve yapay zekâ takımları işi uzmanlıkla yürütür. Sorun şu: sizin tarafınızda kaç muhatap olacak, işin arkasında hangi uzmanlar birleşecek? Toplantıları ve onayları kimin koordine ettiğini, ihtiyaç değiştiğinde takımın nasıl yeniden şekillendiğini de öğrenin.
Hizmet kapsamı
Dokuz hizmet grubunun listesini kendi yıllık planınızın yanına koyun. Hangi başlıkları aynı çatıda alabiliyorsunuz, hangileri için ek ajansa ihtiyaç var? Tek ajans, birden fazla ajansa göre koordinasyon yükünü azaltır ama kapsamın derinliğini görmeden karar vermeyin.
Çok şubeli bir perakende zinciri için örnek verelim. Zincirin pazarlama ekibi, şubeler için yerel kampanya, merkez için marka filmi ve yönetim için aylık rapor istiyor. Hizmet listesine bakan ekip, üç ihtiyacın hangi takımlarla karşılandığını sunumdan okuyabiliyor.
Süreç ve yönetişim
Kurumsal ekipler için izlenebilirlik önemlidir. Çok katmanlı yazılı onay, her çıktının sürüm ve değişiklik kaydı, toplantı notları, marka uyum kontrolü gibi başlıklar sunumda açıkça yer almalı. Bunları kendi kurum politikalarınızla yan yana koyun.
Marka uyumu ve kalite kapısı
Kurumsal marka rehberine birebir uyum, kurumsal ekiplerin en az esneklik gösterdiği konudur. Sunumda logo, renk ve yazı tipinin yalnızca resmî kaynaklardan alındığı ve yayına çıkan her çıktının ayrı bir kalite kontrolünden geçtiği belirtilir. Kendi marka rehberinizi bu sayfanın yanına koyup nasıl bir denetim zinciri kurulacağını sorun.
Raporlama
Yönetim kuruluna sunulabilir bir rapor biçimi var mı? Gösterge panelleri reklam, web ve sosyal medya verisini tek ekranda topluyor mu? Aylık yönetici raporu hedefleri, sonuçları, öğrenilenleri ve sonraki adımları içeriyor mu? Rapor örneği isteyin, formatı kendi toplantı düzeninize uyarlayıp uyarlanamayacağına bakın.
Sözleşme, veri ve marka koruması
Sözleşmede hizmet seviyesi, gizlilik ve fikrî mülkiyet maddeleri bulunmalı. Müşteri verisinin kurum politikalarınız ve kişisel verilerin korunması çerçevesinde nasıl işlendiğini sorun. Marka rehberine uyumun ve yayın öncesi kalite kontrolünün nasıl yapıldığını öğrenin. Sözleşme metinlerini hukuk ekibiniz değerlendirsin.
Çalışma biçimi seçenekleri
Bazı kurumlar pazarlamayı dışarıya devretmek ister, bazıları iç ekibini güçlendirmek. Profaj sunumunda iki seçenek ayrı ayrı anlatılır: işi sizin için yönetmek ya da iç ekibi reklam, sosyal medya, müşteri iletişimi ve görsel üretim ürünleriyle donatmak. İkisini birlikte kurmak da mümkün: stratejiyi ve karmaşık işleri ajans yürütür, günlük işleri ekibiniz yönetir. Hangisinin sizin yapınıza uyduğunu iç toplantıda konuşun.
Uluslararası ihtiyaçlar
Birden fazla pazarda faaliyet gösteriyorsanız sunumun uluslararası bölümüne bakın: pazara giriş stratejisi, çok dilli site ve içerik, yerel anahtar kelime çalışması, çok dilli seslendirme ve altyazı. Marka tutarlılığı bu bölümün asıl ölçütüdür.
İlk 90 gün
Keşif, strateji, uygulama ve değerlendirme aşamaları sunumda tarihleriyle yer alıyorsa, kendi iç takviminize eşleyebilirsiniz. Bu planı iç paydaşlarınızla paylaşıp “bizde hangi onay hangi haftaya denk geliyor” sorusunu daha ilk toplantıda sormak, birlikte çalışmayı kolaylaştırır.
Toplantı için soru listesi
Sunumu okuduktan sonra toplantı için beş soru hazırlayın. Tek muhatap düzeninde hangi kararlar müşteri yöneticisinde, hangileri uzman takımda? Onay kaç katmanlı yürüyor? Raporun örneği nasıl görünüyor? Sözleşmede hizmet seviyesi nasıl tanımlanıyor? İlk 90 günde sizden beklenen katkı ne?
Karar dosyasını hazırlamak
Ajans değerlendirmesi sonunda yönetime sunulacak bir karar dosyası gerekir. Sunumdan çıkardığınız notları dört başlık altında toplayın: çalışma modeli, süreç ve yönetişim, raporlama, sözleşme ve veri. Her başlığın yanına “karşılıyor”, “görüşülmeli” ya da “eksik” notunu ekleyin. Böylece karar toplantısında herkes aynı sayfaya bakar ve görüşmeye ihtiyaç duyulan konular hızla belirlenir.
Sık yapılan üç yanlış
Sunumu tek kişiye okutmak. Süreç hızlı ilerlesin diye cazip gelir. Her paydaşa kendi başlığını vermek, toplantıda herkesin sözünün olmasını sağlar.
Hizmet listesini kendi ihtiyaç listesiyle eşlememek. Geniş kapsam etkileyici görünür. Kendi yıllık planınızla eşleyince hangi hizmetlerden gerçekten faydalanacağınız belli olur.
Raporlama biçimini sona bırakmak. Başta konuşulmayan rapor formatı, sonradan yönetime sunum hazırlarken zaman alır. Örnek raporu ilk görüşmede isteyin.
Profaj’ın kurumsal şirketler için hazırladığı sunumu bu başlıklarla okuyabilirsiniz, Sunumu indirin. Kurumsal ekiplerle çalışma biçimimizi Kurumsal Şirketler sayfasında inceleyebilir, ortak bir toplantı için Görüşme planlayın.