Fuar lead takibi, fuarda tanışılan kişilere fuardan sonraki iki hafta içinde sırayla ulaşma ve onları nitelendirme sürecidir. Önerdiğimiz temel kural şudur: ilk teşekkür mesajı mümkünse fuardan sonraki 48 saat içinde gitmeli ve her kişi için bir sonraki adım yazılı olmalı.
Fuar bütçesinin büyük kısmı stand ve katılım için harcanır, ama sonucu belirleyen önemli etkenlerden biri fuar sonrasındaki iki haftadır. Kartvizit zarfı çekmecede beklerse, harcama boşa gider.
Fuardan önce: Lead toplama düzeni
Takip akışı, fuarda doğru bilgi toplanmasına bağlıdır. Standa gelen herkes için aynı formu doldurun. Kâğıt, tablet ya da telefon uygulaması olabilir. Alanlar:
- Ad, soyad, şirket, unvan
- E-posta ve telefon
- Ülke
- İlgilendiği ürün ya da hizmet
- Tahmini miktar ya da proje büyüklüğü (söylediyse)
- Karar verici mi, etkileyici mi?
- Sıcaklık notu: sıcak, ılık, soğuk
- Bir sonraki adım: numune, teklif, görüşme, katalog
- Görüşmeyi yapan kişinin adı
Not alanını kullanın. “Eylülde yeni hat kuracaklarmış” gibi bir cümle, takip mesajını kişiselleştirir.
KVKK ve benzeri veri koruma mevzuatı açısından, kişiye verisinin ne amaçla kullanılacağını söyleyin ve gerekirse onay alın. Fuarda toplanan e-posta adreslerine ileti göndermek ticari elektronik ileti kurallarına da tabi olabilir; alıcının bulunduğu ülkeye ve alıcı türüne göre kurallar değişir. Hedef ülkenin veri koruma ve ileti izni kurallarını önceden hukuk danışmanınızla teyit edin.
Gün 0-2: Hızlı tasnif ve ilk temas
Fuar biter bitmez, mümkünse yola çıkmadan, kayıtları tek tabloya ya da CRM’e aktarın. Aynı gün yapılacak iş: kayıtları sıcak, ılık, soğuk diye ayırmak.
İlk 48 saat içinde:
- Sıcak lead’lere kişiye özel e-posta gönderin. Standart bir şablon, ama giriş cümlesi kişiye özel olsun.
- Ilık ve soğuk lead’lere kısa bir teşekkür e-postası gönderin.
Şablon (sıcak lead):
Konu: [Fuar adı]’ndaki görüşmemiz Merhaba [Ad] Bey/Hanım, [Fuar adı]’nda [konuşulan konu] hakkında konuşmak güzeldi. Bahsettiğiniz [somut ihtiyaç] için [ürün/çözüm] bilgisini ekte gönderiyorum. Bu hafta içinde 20 dakikalık bir görüşme için size uygun bir zaman var mı? Saygılarımla, [Ad Soyad]
Kısa tutun. Ek olarak ürün özeti ya da katalog gönderin. Kocaman dosya yerine bağlantı kullanın.
Gün 3-7: Nitelendirme
İlk e-postaya cevap verenler ve vermeyenler olarak ayrılırsınız. Nitelendirme için basit bir ölçüt kullanın:
| Soru | Evet ise |
|---|---|
| İhtiyacı net mi? | Puan artar |
| Karar verici ya da karara etkili mi? | Puan artar |
| Zaman çizelgesi var mı? | Puan artar |
| Bütçe/miktar uygun mu? | Puan artar |
| Ürünümüz o pazara uygun mu? | Uygun değilse çıkar |
İlk dört sorunun dördüne evet sıcak, ikisine ya da üçüne evet ılık, daha azı soğuktur. Kesin bir sistem değildir, işe yarayan bir ayrım yapmanıza yardım eder.
Aynı dönemde LinkedIn’de bağlantı isteği gönderin. Kısa bir not ekleyin: “[Fuar adı]’nda tanışmıştık, bağlantı kurmak isterim.” Fuar bağlamı, isteğin kabul edilme ihtimalini artırabilir.
Cevap vermeyen sıcak lead’lere gün 5-6 civarında ikinci bir mesaj atın: yeni bir bilgi ekleyerek. Örneğin ilgi duydukları ürünün bir vaka özeti.
Gün 8-14: E-posta ve LinkedIn akışı
Cevap vermeyenlere tekrarlayan “dönüş yapmadınız” e-postası göndermeyin. Her temasta değer katın.
| Gün | Kanal | İçerik |
|---|---|---|
| 8 | E-posta | Kısa vaka ya da referans örneği |
| 10 | Mesaj veya şirket sayfasından içerik paylaşımı | |
| 12 | E-posta | Numune ya da demo teklifi |
| 14 | E-posta | Nazik kapanış: “İlgilendiğinizde buradayım” |
Kapanış mesajı da önemlidir. Cevap vermeyen kişiyi bırakın, bir listeye alın ve düzenli bilgi bültenine (izni varsa) ekleyin. Satış baskısı yapmayın.
Şablon (gün 14):
Konu: [Fuar adı] sonrası kısa not Merhaba [Ad] Bey/Hanım, [Fuar adı]’ndan sonra iki kez yazmıştım. Şu an zamanlama uygun olmayabilir, anlayışla karşılarım. [Konu] ile ilgili bir ihtiyaç doğarsa, katalogumuz ve iletişim bilgilerim aşağıda. Dilerseniz yeni ürünlerimizi ayda bir paylaşabilirim. Saygılarımla, [Ad Soyad]
Satışa devir
Pazarlama ve satış ayrı kişilerse, devir noktasını önceden belirleyin. Devir için örnek ölçüt: lead teklif istedi, numune talep etti ya da görüşmeye evet dedi.
Devredilen kayıt şunları içermeli: fuar notları, gönderilen e-postalar, yanıtlar, nitelendirme puanı ve önerilen sonraki adım. Satışçı kişiye sıfırdan soru sormak zorunda kalmamalı.
Devir sonrası da hesap verebilirlik sürer: satışın her devredilen kayıt için ilk temasını (örneğin 48 saat içinde) CRM’e işlemesini bir iç hedef yapın.
Ölçüm
Fuardan sonra 30, 60 ve 90. günlerde şu tabloyu doldurun:
| Gösterge | Nasıl hesaplanır |
|---|---|
| Toplanan lead sayısı | Fuar formu |
| İlk temas süresi | İlk e-postanın gönderim saati eksi fuar bitişi |
| Yanıt oranı | Yanıt veren / ulaşılan |
| Nitelikli lead sayısı | Nitelendirmeden geçen |
| Teklif ve numune sayısı | CRM |
| Fuar maliyeti / nitelikli lead | Toplam fuar bütçesi / nitelikli lead |
| Kapanan satış | Satış kaydı, uzun süreli ise 6-12 ay izlenir |
Kapanan satış ay hesabıyla ölçülür, o yüzden ilk 90 günde yanıt, nitelikli lead ve teklif aşamasına bakın.
Takip için hazırlık listesi
Takip akışının iyi işlemesi fuar öncesi hazırlığa bağlıdır:
- Kayıt formunu ve CRM alanlarını fuardan önce test edin.
- İlk teşekkür e-postasını ve katalog bağlantısını önceden yazın; fuar sonrası yorgunlukla sıfırdan yazmayın.
- Standda görüşme yapacak herkese formu nasıl dolduracağını gösterin. Notu eksik doldurulmuş kayıt, en iyi lead’i bile değersiz kılar.
- Fuar sonrası takip için ekipte iki kişi görevlendirin: biri e-posta ve LinkedIn, diğeri satışa devir ve telefon.
- Fuardan dönüş tarihinde takvime bloklu bir takip günü koyun. Aksi hâlde birikmiş işler araya girer.
Fuar sonrası ilk haftada günlük on beş dakikalık bir kontrol bile, yanıtsız kalan sıcak lead sayısını azaltmaya yardımcı olur. Son olarak, takip akışını bir kişinin hafızasına bırakmayın. Akışın adımlarını, şablonları ve görev sahiplerini ortak bir dokümanda tutun. Fuar ekibi değişse bile aynı düzenle ilerlenir ve bir sonraki fuarda süreç sıfırdan kurulmaz.
Sık sorulan sorular
Fuardan sonra ilk e-postayı ne zaman göndermeliyim?
Mümkünse ilk 48 saat içinde. Daha geç kalırsanız kişi sizi hatırlamayabilir.
Her lead’e aynı e-postayı gönderebilir miyim?
Soğuk lead’lere ortak teşekkür e-postası uygun. Sıcak lead’lere giriş cümlesini kişiye özel yazın.
Kartvizit için ayrı uygulama gerekli mi?
Zorunlu değil. Önemli olan kayıtların aynı gün tek bir tabloya ya da CRM’e girmesidir.
Cevap vermeyen lead’i ne yapmalıyım?
14 günlük akıştan sonra listeye alın. İzni varsa düzenli bilgi bültenine ekleyin, aksi halde bırakın.
Fuar öncesi hazırlık ve sonrası takip planınızı birlikte kurmak isterseniz, Profaj fuar pazarlaması sayfasına göz atabilirsiniz.